Работники кадровой службы любого предприятия часто сталкиваются с вопросом о смене фамилии сотрудников после замужества. Изменение данных должно в обязательном порядке фиксироваться в документах компании. В первую очередь нужно грамотно оформить приказ о смене фамилии.
Оформление приказа о смене фамилии сотрудника
Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.
Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:
- причину изменения сведений;
- прежние личные данные;
- новые данные;
- перечень документов-оснований.
Образец заявления о смене фамилии:
Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:
- свидетельство о регистрации брака;
- паспорт;
- СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).
Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:
- «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
- Порядковый номер документа.
- Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
- В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
- В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
- Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
- Подпись директора, исполнителя и сотрудника.
Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака:
Дополнительные особенности:
- Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
- По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
- Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).
Дополнительные коррективы
При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:
- Трудовая книжка. На первой странице горизонтальной чертой перечеркивается старая фамилия. Сверху указывается новая. На внутренней стороне обложки фиксируется запись: «Фамилия изменена на _____, на основании свидетельства серия___№____.
- Журнал движения трудовых книжек.
- Форма т-2 личной карточки сотрудника.
- Личное дело. Ксерокопия брачного свидетельства и паспорта подшиваются к материалам дела.
- Трудовой договор. Необходимо составить дополнительное соглашение с указанием изменений и
- Пенсионное страховое свидетельство. Документ выдает Пенсионный фонд. Заказать СНИЛС может сам работник или сотрудник кадровой службы предприятия.
- Банковская карта сотрудника. Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, бухгалтер должен получить обновленные реквизиты карты. Сотруднику необходимо обратится в отделение банка по месту открытия счета, и получить новую карту, с учетом новых паспортных данных.
Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.
